Die Bedingungen für den Textileinzelhandel in Deutschland bleiben schwierig: Die Konsumausgaben für Bekleidung und Schuhe stagnieren, während die Geschwindigkeit, mit der Trends entstehen und auf die Fläche gesteuert werden, steigt. Für die Sortimente bedeutet dies signifikant weniger Zeit, um den Kunden zu überzeugen. Deshalb ist es für den Unternehmenserfolg heute kritischer denn je, schnell und flexibel auf neue Entwicklungen reagieren zu können – für viele Fashion-Händler und Marken eine Herausforderung angesichts langer Lieferzeiten und komplexer Beschaffungsstrukturen.

Effektives In-Season Management hat sich zu einem zentralen Erfolgshebel entwickelt, die Unternehmensprofitabilität nachhaltig zu steigern. Und die Ergebnisse sind beachtlich: Bestände werden um -10 % bis -20 % abgebaut, der Umsatz erhöht sich um bis zu +5 %, bei gleichzeitiger Abschriftenreduktion um -1 bis -2 %-Punkte.

 

IN-SEASON MANAGEMENT – STEUERUNGSMECHANISMUS ZUR ERREICHUNG DER ZIELE DER EINKAUFSPLANUNG

Smartes In-Season Management verbessert die Umsatz- und Bestandssteuerung, schärft den Blick für Trends und Marktentwicklungen und erhöht damit die Wettbewerbsfähigkeit und Kontrollmöglichkeit über die Unternehmensperformance. Allerdings ersetzt auch noch so gutes In-Season Management keineswegs eine effektive Pre-Season-Planung. Pre-Season-Planung bleibt das Fundament eines effektiven Performance-Managements. In Kombination mit einer fundierten Pre-Season-Planung ist professionelles In-Season Management dann jedoch ein signifikanter Hebel, um Umsatz und Marge in der Saison zu optimieren und Bestandsprobleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Es schafft Transparenz über Planabweichungen und deren Ursachen und verbessert sogar mittelfristig die Qualität der Pre-Season-Planung.

Abb.: Leitlinien eines professionellen In-Season Managements

zoom icon

 

PRE- UND IN-SEASON PLANUNG IM ÜBERBLICK

Pre-Season Planung und In-Season Management bilden zusammen einen integrierten Kreislauf.

Abb.: Vertikaler Einkaufsplanungsprozess mit In-Season Management

zoom icon

 

Unter dem Oberbegriff In-Season Management werden die folgenden Aktivitäten zusammengefasst, die eng miteinander verzahnt sind:
1. Performance Review und Open-to-Buy Management
2. Allokation und Nachbestückung
3. Abschriften-Management und Liquidierung

Performance Review und Open-To-Buy Management als Erfolgshebel

Erfolgreiche Händler arbeiten seit vielen Jahren mit formalisierten Performance Review und Open-to-Buy Management-Prozessen. Dabei haben sich strukturierte Vorgehensweisen etabliert, die sich auf drei Aktivitäten fokussieren:

  1. Analyse und Bewertung der Ist-Performance gegen Plan
  2. Re-Forecast von Umsatz-, Preisabschriften-, Marge-, und Bestands-KPIs sowie des Open-to-Buy Budgets
  3. Entwicklung von Maßnahmenplänen/ Umsetzung von Maßnahmen zur Planerreichung

Typischerweise finden wöchentliche Regeltermine statt, in denen innerhalb der Einkäufer-Planer-Organisation je Abteilung, aber auch abteilungsübergreifend die Abstimmung von KPI-Prognosen und Maßnahmenplänen sichergestellt wird. Die regelmäßige Taktung der Termine und Einbindung aller betroffenen Funktionen im Unternehmen (z. B. Vertrieb) etabliert einen standardisierten Entscheidungsprozess mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten sowie eindeutig definierten Entscheidungszeitpunkten. Die unterschiedlichen Funktionen können so abgestimmt agieren und auf gemeinsam beschlossene Ziele hinarbeiten. Gleichzeitig schaffen Performance Review und Open-to-Buy Management ein tieferes Verständnis für Abhängigkeiten zwischen den KPIs und stellen sicher, dass KPI-Prognosen und Maßnahmenpläne ganzheitlich betrachtet und Abhängigkeiten hinreichend berücksichtigt werden.

Bestand, Wareneingang, Preisabschriften, Marge und Umsatz-KPIs sind eng miteinander verzahnt – die Veränderung bzw. Beeinflussung einer Kennzahl hat Auswirkungen auf weitere Kennzahlen: übermäßig aggressive Umsatzplanungen erzeugen überkaufte Szenarien. Exzessive Bestände beeinflussen die Marge aufgrund der notwendigen Preisabschriften negativ. Ein höherer Anteil frischer Ware auf der Fläche wirkt sich positiv auf die Erreichung von Umsatzzielen aus.

Die Regelmäßigkeit der Prozesse und ein allgemein etabliertes Verständnis für das integrierte Kennzahlengefüge machen Trends und Entwicklungen sehr früh sichtbar. Die Maßnahmenorientierung und Einbindung aller wichtigen Entscheidungsträger erlaubt es dem Einkauf daher, Preisabschriften effektiver einzusetzen, die Nachorder (sofern möglich) auf Trends abzustimmen und dem Aufbau von übermäßigen Beständen frühzeitig entgegenzuwirken – und zwar immer unter Berücksichtigung des erwarteten Effekts auf die Marge. Im Ergebnis erzielt ein professionelles In-Season Management geringere Preisabschriften und reduzierte Warenbestände und schärft den Blick für Umsatzpotenziale zu voller Marge.

 

Vier Erfolgsfaktoren für effektives Performance Review und Open-To-Buy Management

Effektives Performance Review und Open-to-Buy Management basiert auf vier Säulen:

  1. einer robusten Einkaufsfinanzplanung als Referenzrahmen
  2. einem strukturierten Prozess
  3. Handlungsorientierung
  4. zielführenden Reports und Templates.

Abb.: Erfolgsfaktoren von innersaisonalen Performance Reviews und Open-to-Buy Management

zoom icon

1. Robuste Einkaufsfinanzplanung

Im Rahmen der Einkaufsfinanzplanung werden finanzielle Ziele auf Filial- und Produktgruppenebene heruntergebrochen und Umsatz, Preisabschriften, Margen, Bestände sowie Einkaufsbudgets geplant. Eine robuste Einkaufsfinanzplanung zeichnet sich insbesondere durch die Implementierung eines Top-Down/ Bottom-Up Ansatzes aus. Dabei werden strategische Umsatz-, Preisabschriften-, Margen- und Bestandsziele – in der Regel auf Abteilungsebene durch die Geschäftsführung vorgegeben – Bottom-Up auf Produktgruppen- und Filialebene validiert.

Ohne die enge Verknüpfung von Einkaufsfinanzplanung und In-Season Management fehlen Einkauf und Planung eine robuste Bewertungsgrundlage für die Ist-Performance. Daher ist die Einkaufsfinanzplanung wesentlich für Entscheidungen und Maßnahmenpläne in der Saison.

2. Strukturierter Prozess

Ein strukturierter Prozess mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten ist essentiell für ein erfolgreiches Performance Review und Open-to-Buy Management. In der Regel ist der Planungsbereich für die Vorbereitung der Performance Reviews und des Re-Forecasts der wesentlichen finanziellen Kennzahlen gegen Plan verantwortlich. Allerdings sind das kommerzielle Gespür sowie die detaillierten Markt-, Wettbewerbs-, Trend- und Produktkenntnisse der Einkaufsfunktion für eine wirksame Ursachenanalyse und Maßnahmenplanung unverzichtbar – insofern ist In-Season Management nur in enger Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Planung erfolgreich.

Ziel muss es daher sein, beide Perspektiven prozessual und organisatorisch in einem Einkäufer-Planer-Tandem miteinander zu verzahnen.

Abb.: Open-to-Buy Management-Prozess

zoom icon
In gemeinsamen wöchentlichen und monatlichen Regelterminen stimmen sich Einkäufer und Planer zur Aktualisierung des Forecasts ab und beschließen Maßnahmen wie z. B. Preisabschriften, kurzfristige Werbeaktionen, Stornierung von Bestellungen und/ der Verschiebung/ Verwendung von Open-to-Buy-Budgets. Die Anpassung des Forecasts sowie die entwickelten Maßnahmenpläne werden im Anschluss mit Abteilungsleitung, Senior Management sowie allen wichtigen von den Entscheidungen betroffenen Funktionen (z. B. Vertrieb, Logistik) abgestimmt.

3. Handlungsorientierter Ansatz

Um Performance Review und Open-to-Buy Management effektiv nutzen zu können, ist eine disziplinierte Ursachenanalyse bei Plan-Ist-Abweichungen Grundvoraussetzung. Das Reporting von Kennzahlen und Forecasts ist daher immer mit den Fragen nach dem „Warum?“, „Na und?“ und „Was nun?“ zu verbinden. Die Beantwortung dieser Fragestellungen ist von Abteilungsleitung und Senior Management im Rahmen der Regel-Termine konsequent einzufordern.

4. Zielführende Reports & Templates

Mit geeigneten Reports und Templates lässt sich die Qualität und Zielorientierung von Analysen sehr gut steuern. Dabei gilt häufig „Weniger ist mehr.“

Der angemessene Detaillierungsgrad und eine physische Verknüpfung mit den fixierten finanziellen Zielen konzentrieren die Diskussionen im Rahmen der Regeltermine auf die wesentlichen Problembereiche. Zur Fokussierung und Unterstützung haben sich sogenannte „Talk Sheets“ oder Terminvorbereitungsbögen etabliert, die konkret und strukturiert auf die wichtigen Fragestellungen eingehen: „Was hat funktioniert? Was nicht? Was treibt Planabweichungen? Wie kann negativen Planabweichungen entgegengewirkt werden? Welche Potenziale sind erkennbar? Wie können diese kapitalisiert werden?“

Letzter wichtiger Punkt ist die Sicherstellung einer ausreichenden Datenqualität. Alle verwendeten Reports und Arbeitsvorlagen müssen auf die gleichen Datenquellen verweisen und die Realität zuverlässig abbilden. Es lohnt sich daher, genau hinzuschauen und bei der Implementierung bzw. Optimierung dieser Prozesse in die Datenqualität zu investieren.

 

FAZIT

Im Textilhandel hält sich hartnäckig der Glaube an das „Wenn-System“: Wenn nur zügig diese oder jene Systemlösung im Unternehmen verfügbar wäre, könnte auch die Performance zügig verbessert werden. Dies gilt aber nur dann, wenn Systeme konkrete Prozessanforderungen unterstützen. Viel effektiver im Zusammenhang mit Ergebnissteigerungen sind pragmatische Verbesserungen im Rahmen der Performance Review und Open-to-Buy Management Prozesse. Diese sind in der Regel einfach, schnell und kostengünstig umzusetzen und steigern schnell das Finanzergebnis. Zwar können Planungsfehler nur bedingt korrigiert werden – denn Pre-Season-Planung bleibt der essentielle Erfolgshebel – aber smartes In-Season Management verändert nachhaltig die Einstellung der Teams, verantwortungsvoll am Unternehmenserfolg mitzuwirken, verbessert die Pre-Season-Planung durch konsequentes Verstehen der Performance und fördert unternehmerisches Handeln.

Die einfache Umsetzung effizienten In-Season Managements macht Optimierungsprojekte im Bereich Performance Review und Open-to-Buy Management attraktiv: pragmatische Reports und Arbeitsvorlagen, geeignete Detail-Tiefe, Definition von Regelprozessen sowie Training des Einkäufer-Planer-Tandems, sich auf die richtigen Fragen zu fokussieren, erreichen regelmäßig erhebliche Verbesserungen.

Kurt Salmon hat eine Vielzahl nationaler wie internationaler Händler bei der grundlegenden Verbesserung ihrer In-Season-Management Prozesse unterstützt und sowohl Umsatz- wie auch Margensteigerungen bei gleichzeitigem Bestandsabbau erzielen können.

Unser aktuelles Whitepaper führt den erfolgreichen Ansatz des In-Season Managements weiter aus und gibt Beispiele für Reports und Templates. Das Whitepaper können Sie über den Link oben rechts auf dieser Seite herunterladen.