Le Gouvernement a adopté, l’été dernier, une ordonnance obligeant les fournisseurs de l’Etat et des collectivités territoriales à émettre leurs factures aux administrations au format dématérialisé. Le Gouvernement entend faire de cette obligation, négociée en amont avec les représentants des entreprises et des collectivités, une source d’économies substantielles pour tous les acteurs concernés et une mesure à part entière du choc de simplification. Pourquoi l’Etat prend ces mesures ? Comment seront-elles mises en œuvre ? Quels seront les avantages pour les entreprises ?...

 

La stratégie numérique de l’Europe à l’origine de cette mesure nationale

Dans le cadre de la directive européenne sur la passation électronique de bout en bout des marchés publics, la France a rendu obligatoire en 2012, pour l’ensemble de ses pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices, l’acceptation des factures dématérialisées. 

La France a décidé, à l’instar d’autres pays, d’étendre cette obligation à l’ensemble des fournisseurs de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, avec pour objectif « 0 papier ». Ainsi, toutes les entreprises ayant un contrat avec le secteur public, indépendamment de leur statut juridique et de leur taille, seront concernées. Ce sont donc près de 95 millions de factures envoyées aux 78 000 entités publiques qui devront être dématérialisées, au 1er janvier 2020, par le biais d’une solution mutualisée. 

L’enjeu est donc de taille pour le Gouvernement, qui souhaite faire de la facture électronique une opportunité pour simplifier la vie des entreprises en allégeant le processus de facturation. 

 

Les raisons d’un choix élargi à l’ensemble des fournisseurs de la sphère publique

Le traitement des factures papiers (clients ou fournisseurs) est un processus administratif chronophage, constitué de tâches manuelles à faibles valeurs ajoutées. Son optimisation représente un levier financier et organisationnel important pour les entreprises.

A titre d’exemple (1), pour une entreprise fournisseur, le coût de traitement et d’envoi d’une facture papier est estimé entre 8 et 9,5€. Le coût diminue à 5€ pour une facture dématérialisée soit un gain de 3 à 4,5€ par facture émise. Pour les clients qui doivent traiter la facture, le gain est encore plus important puisqu’il est de plus de 6€.

Le montant total des économies pour les entreprises dans le cadre des échanges avec le secteur public, serait ainsi compris entre 285 et 430 millions d’euros par an. 

Au Danemark, ce sont 150 millions d’euros d’économie par an qui ont été réalisées depuis 2005 par les entreprises et administrations pour 15 millions de factures traitées. En Norvège, Autriche, Suède et Italie, les mêmes mesures ont été instaurées, avec à chaque fois des économies réalisées.

Outre les gains sur les coûts de traitement, les délais de paiements vont aussi diminuer, améliorant la gestion des flux de trésorerie. Les entreprises pourront également recentrer les efforts de traitement ou d’archivage des factures sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

 

En quoi la dématérialisation des factures va-t-elle simplifier la vie des entreprises ? 

L’obligation réglementaire de dématérialisation s’inscrit dans le cadre du programme gouvernemental de simplification en faveur des entreprises. Ces dernières recourront à une solution mutualisée pour facturer l’ensemble de leurs clients publics, et pourront suivre le statut de leurs factures via la solution mutualisée. Cette simplification sera d’autant plus forte pour les entreprises qui décideront d’utiliser une connexion automatisée de type EDI (Echange de Données Informatisées : traitement de l’information automatisé pour une politique « zéro papier »). En effet, le raccordement s’effectue auprès de la solution mutualisée, et non auprès de chacune des entités publiques. 

Cette disposition réglementaire est une opportunité, pour les entreprise, d’optimiser leurs processus et de moderniser leurs outils. 

« Les entreprises doivent profiter de cette évolution règlementaire pour lancer la dynamique de modernisation de ce processus fortement automatisable et à faible valeur ajoutée. Le potentiel d’amélioration de la productivité et de l’efficacité est réel et applicable aux entreprises de toutes tailles.», explique Gautier Riche, Associé du département CFO Advisory du cabinet Kurt Salmon.

 

Et concrètement, comment cela va-t-il se passer ?

Pour être valable fiscalement, la facture devra mentionner toutes les informations légales et être transmise sous format électronique. L’Etat a choisi de centraliser la collecte des factures de tout le secteur public (y compris les collectivités territoriales et les établissements publics) en s’appuyant sur une solution mutualisée sur le modèle de Chorus factures – mis en place en 2012 pour l’Etat – pour permettre aux entreprises de transmettre leurs factures. 

Plusieurs modalités sont disponibles, au choix de l’émetteur :

1. sur Chorus factures, sous simple format Word ou PDF (la signature électronique ayant été rendu optionnelle pour faciliter le déploiement de cet usage),

2. sur Chorus factures via un formulaire de saisie en ligne,

3. Ou pour les fournisseurs les plus importants, via une connexion automatisée de type EDI pour envoyer des flux de factures dématérialisées. 

Cette obligation s’appliquera de manière progressive entre :

- le 1er janvier 2017, pour les grandes entreprises (+5000 salariés et +CA >1,5M d’€ et bilan > 2Md’€) et les personnes publiques, 

- et le 1er janvier 2020, pour les micro-entreprises ou très petites entreprises. 

Les entreprises pourront utiliser la solution dès janvier 2016 pour leurs factures à destination des collectivités locales et des établissements publics. D’ici là, elles sont invitées à s’inscrire à Chorus factures pour les factures de l’Etat. 

 

Comment les collectivités locales et les établissements publics peuvent-ils bénéficier de cette mesure de simplification ?

La réception de factures dans un processus unique d’entrée et sous un format de données dématérialisées implique de revoir la chaine de traitement de la dépense dans une démarche plus rationnelle (limitation des saisies, traçabilité) et plus sécurisée (pilotage du délai global de paiement, transmission automatique vers le comptable public). 

« C’est à court terme un moyen efficace de repositionner les agents sur des actions métiers à plus forte valeur ajoutée, à condition que les collectivités et les établissements publics capitalisent sur ce changement et ne cherchent pas à reproduire leurs procédures actuelles » souligne Benoit Serizay, Senior Manager du département Secteur Public du cabinet Kurt Salmon.

(1) Source Etude DESKOM/Post@XESS