La personne publique fait appel au travers de marchés à de nombreux prestataires pour exécuter des missions de prestations de services, dans un contexte très réglementé par le code des marchés publics, quelle est votre vision des passations de marchés en environnement public ?

Dans ce contexte, la vision étant imposée par le code des marchés publics sur la base de :

  • l’égalité de traitement des candidats devant la commande publique.
  • la transparence des procédures (publicité large, règle d’analyse publiée et respectée scrupuleusement lors de l’analyse…)

En complément de ces procédures très codifiées, il me semble important de respecter le candidat (fournisseur potentiel) ainsi que son travail. C’est pourquoi les réponses que la personne publique est amenée à lui communiquer lors de rejet de son offre ou de demande de précisions ultérieure, doivent être de qualité afin d’établir une véritable relation de partenariat et le convaincre qu’une prochaine candidature de sa part sera à nouveau examinée avec objectivité et impartialité.

Avec votre expérience et le recul sur de nombreux projet de passation de marchés, quel avenir accordez-vous au Facility Management dans le secteur public ?

Au sein de l’INPI, nous avons une grandeexpérience liée à la passation de marché, cependant la mise en place d’un marché de Facility Management est une expérience récente et nouvelle pour ma part.

En environnement public, la complexité du sujet, l’absence de connaissance sur le domaine du Facility Management au sein de l’organisation ainsi qu’une réglementation très stricte des procédures marchés peuvent-être des freins à la mise en place de ce type de marché pour la personne publique. Le FM nécessite en effet une expression des besoins très spécifiques, difficile à faire et devant inclure dans le cadre des marchés publics une phase de réversibilité.

Ainsi pour arriver à obtenir une réponse de la part de candidat en adéquation avec ses besoins, la personne publique gagne à exploiter les deux points suivants :

  • Le premier est de se faire accompagner pour renforcer ses compétences sur le métier du Facility Management
  • Le deuxième est de faire le choix d’une procédure lui apportant la possibilité d’échanger avec les candidats : procédure de type dialogue compétitif.

Dans cette perspective de plus d’échanges avec la personne publique, la procédure de Dialogue Compétitif vous paraît-elle être un bon support ?

Oui, assurément. Le dialogue compétitif est une procédure qui est peu utilisée car elle demande un fort investissement initial (Expression des besoins approfondies et détaillées, mobilisation forte des métiers et de la cellule marchés). Cependant le Dialogue Compétitif est idéal pour un marché à forts enjeux et complexes. Il permet d’obtenir des réponses plus en phase avec les attentes et les besoins de la personne publique.

Vous avez vécu la procédure de dialogue compétitif pour le projet de mise en place d’un marché FM Global pour le nouveau siège de l’INPI situé à Courbevoie, quels sont les principaux enseignements que vous avez retirés de cette expérience ?

Dans le cadre de l’INPI, les enseignements sont multiples :

  • D’une part, le domaine d’application du marché étant très spécifique et complexe (bâtiment en construction et de haute technicité : HQE, BBC, à énergie positive), il a été indispensable de renforcer l’expertise métier FM dont l’INPI n’avait pas la maîtrise par une assistance à maîtrise d’ouvrage externe. Celle-ci a été mobilisée notamment pour cadrer en amont les orientations et pour accompagner l’INPI dans la formalisation de ses besoins (programme fonctionnel détaillé) puis lors de la passation du marché et du choix du prestataire et enfin dans la mise en place du marché. Sans cette assistance à maîtrise d’ouvrage externe nous aurions eu les plus grandes difficultés à mener le projet à son terme dans de bonnes conditions.
  • D’autre part, c’est le premier marché FM que l’INPI met en place, c’est une démarche que nous n’avions pas encore systématisée pour la gestion bâtimentaire et de service aux occupants puisque le besoin est exprimé sous forme de résultats à atteindre et non de moyens à mettre à disposition.

Enfin, nous sommes en phase d’apprentissage donnant lieu à des ajustements qui peuvent se traduire par des avenants au contrat initial. Les avenants sont limités grâce à la réflexion très complète qui a eu lieu en amont. Cependant ils sont difficiles à éviter dans notre cas qui est celui d’un bâtiment livré bien après la notification du marché FM. Cependant, notre connaissance du bâtiment nous permettra d’appréhender les marchés de renouvellement avec une meilleure formalisation de notre besoin.

Propos recueillis par Etienne Vendeville, Manager, expert FM chez KURT SALMON

etienne.vendeville@kurtsalmon.com

Retour à l’article FACILITIES MANAGEMENT : regards croisés sur le marché INPI

Si vous souhaitez visiter notre blog Immobilier : cliquer ici !