Si la date du 1er janvier 2015 marque l’obligation du passage à un nouveau format d’échange dématérialisé avec les services de la paierie (le PES V2), celle du 1er janvier 2017 semble marquer un pas encore plus important dans le « passage à l’acte » avec l’obligation, pour les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus avec l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements publics, de transmettre leurs factures sous forme électronique.

Le renforcement des obligations réglementaires en matière de dématérialisation constitue une opportunité pour réinterroger les pratiques en vigueur sur les chaînes comptables et offre de nouvelles perspectives en termes d’amélioration et d’innovation parfois au-delà de la seule sphère comptable (archivage électronique, gestion électronique des documents, signature électronique, etc.).

 

Profiter du levier des exigences et des opportunités offertes par le cadre réglementaire.

Depuis plusieurs années, la dématérialisation s’inscrit dans l’évolution du secteur public. À compter du 1er janvier 2015, toutes les collectivités locales doivent utiliser le protocole PES V2 pour la transmission des mandats et des titres a minima.

La plupart ont déjà enclenché des chantiers dans l’application de ce protocole d’échange a minima pour les bordereaux, titres et mandats, mais plus rarement pour les pièces justificatives de recette ou de dépense.

En effet, ces projets nécessitent préalablement un certain nombre de travaux, comme l’inventaire des pièces et des flux, l’analyse de l’impact sur l’organisation et l’application de gestion financière, la mise en qualité des flux (base tiers et données comptables).

L’accélération du passage à la dématérialisation de la chaîne comptable passe, au-delà du jalon du 1er janvier 2015, par la montée en maturité des services sur les sujets de dématérialisation et l’élaboration d’une feuille de route (approfondissements des opportunités fonctionnelles et techniques).

Une approche globale des sujets de dématérialisation et des nouvelles obligations réglementaires doit être privilégiée, afin d’en tirer profit plutôt que de les subir. Cette approche nécessite la définition d’une feuille de route stratégique ne se limitant pas à la fonction comptable, afin de favoriser les synergies entre les projets (sur des sujets comme la GED par exemple).

 

Un projet associant l’ensemble des services et leurs partenaires

Le passage au protocole d’échange dématérialisé PES V2 offre l’occasion de revisiter les chaînes amont, afin d’améliorer plus globalement la performance des ressources des processus administratifs tout en veillant au renforcement de la sécurisation et de la maîtrise des processus.

Le caractère transversal de la chaîne comptable implique d’associer à la réflexion, outre les services purement financiers, l’ensemble des directions opérationnelles et leurs partenaires (à l’origine de l’émission de certaines pièces justificatives). Les opérations liées au traitement de la chaîne comptable étant par nature transversales, la réflexion sur les opportunités de dématérialisation doit englober les services financiers, mais aussi et avant tout les responsables administratifs et métiers des directions opérationnelles, tout comme l’agent comptable, les services en charge des archives ou bien encore de la gestion du courrier, dans le cadre de la refonte éventuelle des circuits de traitement des factures fournisseurs.

Plus généralement, chaque direction devra potentiellement adapter ses pratiques et interactions avec leurs fournisseurs, demandeurs d’aide, etc. en fonction des orientations retenues (par exemple, la modification des conditions de collecte, du format ou du nombre de pièces justificatives). Ces modifications doivent faire l’objet d’un accompagnement (professionnalisation, édiction et diffusion de référentiels et bonnes pratiques, développement d’un réseau).

Si la date du 1er janvier 2015 marque l’obligation du passage à un nouveau format d’échange dématérialisé avec les services de la paierie (le PES V2), celle du 1er janvier 2017 semble marquer un pas encore plus important dans le « passage à l’acte » avec l’obligation, pour les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus avec l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements publics, de transmettre leurs factures sous forme électronique.

 

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